Waarom een vertrouwenspersoon?
In elke organisatie krijgen medewerkers te maken met ongewenste omgangsvormen en kwesties m.b.t. integriteit zowel van collega’s als van leidinggevenden. Werkgevers hebben op basis van art. 7:611 Burgerlijk Wetboek en art.3.2 Arbowet de wettelijke plicht een veilige werkomgeving te bieden aan werknemers. Daarnaast zegt het huis van de Klokkenluiders dat een organisatie een meldregeling moet hebben en een meldpunt integriteit. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is voor een werkgever een mogelijkheid om invulling te geven aan alle wettelijke verplichtingen.
Het oogmerk van het werk van de vertrouwenspersoon is bij te dragen aan een veilige en
integere werkomgeving waarin werknemers optimaal kunnen functioneren en zich veilig voelen om het beste van zichzelf te geven voor de organisatie.
De vertrouwenspersoon richt zich erop melders van ongewenst gedrag en integriteit te
ondersteunen en te helpen bij het de-escaleren, het beëindigen van het als ongewenst ervaren gedrag en het stopzetten van de integriteitschending klein of groot. Opvang, begeleiding en het meedenken over de oplossing zijn daarbij het doel.
De vertrouwenspersoon begeleidt de medewerker bij elke stap die de medewerker wil zetten in een organisatie, van niets doen tot een klachtenprocedure en alles wat daar tussen ligt. De melder blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor de keuzes die er gemaakt worden voor het oplossen van de casus. De melder houdt dus de regie!
Na het oplossen van de casus verleent de vertrouwenspersoon nog enige tijd nazorg.
Wat is een vertrouwenspersoon?
De vertrouwenspersoon is een medewerker van de organisatie (interne vertrouwenspersoon) of een door de organisatie aangestelde derde (externe vertrouwenspersoon). Een externe vertrouwenspersoon heeft een of meerdere overeenkomsten tot opdracht door of namens een of meerdere opdrachtgevers waarmee geen gezags- of rechtsverhouding bestaat. Het uitgangspunt hierbij kan zijn werkzaam als zelfstandig vertrouwenspersoon en/of heeft een dienstverband bij een organisatie die externe vertrouwenspersonen levert.
Werknemers van de organisatie die grensoverschrijdend gedrag ervaren, en /of casussen met betrekking tot integriteit bemerken kunnen deze vertrouwenspersoon op vertrouwelijke basis benaderen voor een luisterend oor, ondersteuning en advies.
De primaire rol van de vertrouwenspersoon ligt in de opvang en begeleiding van medewerkers die ongewenst gedrag en /of casussen met betrekking tot integriteit (hebben) ervaren. Maar daarnaast is hij binnen de organisatie ook van betekenis voor de voorlichting over ongewenste omgangsvormen en integriteit en voor gevraagd en ongevraagd advies aan het management en leidinggevenden over bijvoorbeeld casuïstiek met betrekking tot omgangsvormen en integriteit en het stellen en handhaven van gedragsnormen of dilemma’s in hun rol. Zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid kenmerken het werk van de vertrouwenspersoon. Uit de aard van de functie volgt dat de vertrouwenspersoon een geheimhoudingsplicht heeft en een intern verschoningsrecht. Hij is alleen verantwoording schuldig aan het hoogste gezag van de organisatie en legt geen inhoudelijke verantwoording af aangaande individuele gevallen.
Wat doet een vertrouwenspersoon?
Er zijn drie hoofdtaken te onderscheiden van de vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen:
- Opvangen, begeleiden en adviseren van de medewerker.
- Voorlichten, informeren en inspireren van de organisatie.
- Gevraagd en ongevraagd adviseren van bestuur en management
De taken en acties die onder deze hoofdtaken vallen, kunnen in elke organisatie op details
aangepast worden. Deze lijst van taken en acties is een leidraad voor de vertrouwenspersoon om in een gesprek met de werkgever zijn functie in de organisatie concreet vorm te geven.
Opvangen, begeleiden en adviseren van de medewerker
Opvang en eerste aanspreekpunt zijn voor medewerkers die ongewenste omgangsvormen en kwesties rondom integriteit ervaren. Luisteren naar en begeleiden van de melder op onderwerpen als discriminatie, intimidatie, agressie, pesten, seksuele intimidatie, integriteit en grensoverschrijdend gedrag bij conflicten met als doel bij te dragen aan beëindiging van het ongewenst gedrag, de kwestie rondom integriteit, de-escalatie van het conflict en het verbinden van de betrokken partijen. Doorverwijzen naar professionele hulpverleners en juridisch adviseurs, als de melding de rol van de vertrouwenspersoon overstijgt of andere zaken betreft dan ongewenste omgangsvormen en integriteit.
Begeleiden en ondersteunen van de melder bij elke oplossing vanuit de escalatieladder van niets doen tot de gang naar de klachtencommissie (formeel traject) en alles wat daar tussen ligt.
De vertrouwenspersoon kan in zijn ondersteunende en adviserende rol betrokken zijn bij de klachtenprocedure en bij alle stappen die gezet moeten worden om de casus omgangsvormen en/of integriteit tot een goed eind te brengen.
Nazorg bieden aan melder/klager en zorgen dat de melding en /of klacht goed is afgehandeld.
Voorlichten, informeren en inspireren van de organisatie
Uitleg geven over ongewenste omgangsvormen en integriteit en de rol van de
vertrouwenspersoon aan alle medewerkers. De vertrouwenspersoon maakt zich actief bekend binnen de organisatie.
Voorlichting geven over preventie van ongewenst grensoverschrijdend gedrag,
integriteitsschendingen en het bevorderen van goed gedrag in het bedrijf/organisatie voor
medewerkers, management én bestuur.
Overleg en afstemming met samenwerkingspartners als Arbodienst, bedrijfsarts,
bedrijfsmaatschappelijk werk en medezeggenschapsorganen.
Bijdragen aan bewustwordingssessies die vanuit het management worden ingezet om de
medewerkers bewust te maken van de omgangsvormen en integriteit in de organisatie.
(002-200128et Functieprofiel VP versie januari 2020 Pag. 3 van 5)
Adviseren van bestuur en management
Uit het jaarverslag van de vertrouwenspersoon zijn trends en signalen te halen over het soort meldingen, frequentie en thema’s die in de organisatie merkbaar zijn. Tijdens het jaarlijkse gesprek met de leiding van de organisatie geeft de vertrouwenspersoon betekenis aan de uitkomsten van het jaarverslag. Daarin betrekt hij ook de Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) en uitkomsten van medewerkers onderzoeken.
De vertrouwenspersoon is alert op signalen over de sociale veiligheid en integriteit in de
organisatie. Hij adviseert het management gevraagd en ongevraagd – en altijd in
geanonimiseerde vorm – over sfeer, werkklimaat, (on)gewenste omgangsvormen en integriteit als meldingen daartoe aanleiding geven. Hij reikt zo mogelijk concrete suggesties ter verbetering aan of denkt daarover mee.